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檔案為何如此重要

2019-12-23

  親愛的檔案小伙伴們,

  又是好久不見我更新吶。

  其實我也沒有閑著,

  只是最近覺得腦容量有點不夠了,

  需要充充電,

  在網上看了一通亂七八糟的課之后,

  發覺還是老老實實地寫我的文,

  賣我的凈態。

  各種理論,各種操作,讓人頭大,

  我還是待在清靜的地方吧。

  這幾天,

  有看跟檔案館建設相關的內容,

  想說這是基礎建設,

  基礎建設跟不上,

  談檔案的資源建設、

  檔案開發利用都是無用。

  那首先得讓人知道檔案很重要,

  可檔案的重要性體現在哪里呢?

  所以還得先跟大家嘮嘮,檔案的性質和檔案的作用。

  檔案的性質

  我在《檔案工作實務》(向陽、吳廣平主編)一書里,看到關于檔案性質說法是:

  01

  檔案的原始記錄性(檔案的本質屬性)

  02

  檔案的信息性(檔案的一般屬性)

  03

  檔案的知識性(檔案的一般屬性)

  每個后面都還有解釋,但不能解答我的疑惑。

  所以我決定引用馮惠玲主編的《檔案學概論》中關于檔案的實體存在和形成過程的說法來解釋檔案的原始記錄性。

  檔案的實存形態是指檔案在現實中的具體存在形式,也就是判斷什么是檔案,什么不是檔案。

  凡是對歷史事實具有某種清晰、明確的原始記錄作用的東西都是檔案的實存形態,均可成為檔案。

  看了那么多關于檔案的定義,還是有點迷糊的小伙伴看過來,這句要重點記。

  檔案是對歷史事實(不管是哪種歷史事實)具有某種清晰、明確的原始記錄作用的東西(也就是說形式載體不受局限)。

  從目前的實際情況看,檔案的實存形態依然是各種各樣的文件,尤其是文件的定稿和正本。除文書外,還有大量非文書類的信息記錄物,如文稿、書稿、錄音、錄像制品、照片、影片、觀測記錄(如氣象、水文、溫濕度等方面的人工或儀器形成的觀測記錄)、實驗數據,乃至印章、獎杯、錦旗、胸牌、臂章(袖標)等等。

  這個可以說是幫助我們理解哪些到底是檔案,在檔案工作過程中,一有拿不準哪些是檔案的情況,可以看看。

  檔案不是憑空編造出來的,而是隨著社會實踐活動逐漸形成、逐漸積累起來的。

  人們在各種社會活動中為了解決或者記錄的各種問題、事件、思想,形成了各種文件材料和原始記錄,為了便于今后的查考利用,才將它們加入鑒別并集中保存起來,形成檔案。

  而且如果是文件轉化成檔案,也需要滿足以下三個條件:

  1、辦理完畢的文件才能轉化成檔案。

  2、具有查考利用價值的文件才能轉化成檔案。

  3、只有按照一定規律集中保存起來的文件才能成為檔案。

  這就要求我們檔案工作者在工作中要認真仔細地辨別,從辦理完畢的眾多文件中,用科學的方法對文件進行鑒別和判定,選擇那些內容全面、意義深遠、典型性強的文件,按照一定的規律集中保存,才可以說的上,這是完成檔案的過程。

  從制作動機角度出發,檔案的形成過程可以分為兩種類型。一是在其被制作時就是檔案,其制作者有明確的檔案意識,其制作目的就是為了讓其在時間上傳遞,為了日后的查證、使用,為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄,如人事檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等等。二是在其被制作時并不是“檔案”,其制作者也沒有或者少有檔案意識,其制作的目的、動機并不是為了讓其在時間上傳遞,而是為了解決、處理現實生活、工作中的具體問題,如絕大多數的公務文書(法律、法規、通知、請示、批復等)和私人信函。

  不管檔案在被制作時是“有意”,還是“無意”,都是需要檔案工作者進行有意地處理保存。

  此圖只是起著分割作用

  看到以上內容,不知道小伙伴們有沒有對檔案有更深層次的理解?

  在這段話里,反復出現的重點詞是“記錄歷史”、“原始記錄”、“日后查考”。

  因為許多信息物只要對于人們了解、考證以往的歷史事實具有程度高、最有可信賴的原始記錄作用,人們就會將其視為檔案,并將其作為檔案來保存、使用。

  關于檔案的信息性和知識性的內容是來自丁海斌主編的《檔案學概論》。

  什么是檔案的信息性呢?

  檔案是信息大家庭的一員,它是一種書面符號記錄信息。

  檔案是不同于內儲信息、自然信息的外化信息,

  是一種有記錄信息,是一種書面符合記錄信息,

  是第 一層次(原始)的書面符合記錄信息,

  是歸檔后的原始性書面符號記錄信息。

  檔案的知識性又是什么呢?

  知識,來源于人類實踐,是經驗的固化,是人類的認識成果。

  檔案既是人類實踐的記錄與固化,同時也反映了人類的認識成果。所以說檔案具有知識性。

  檔案首先表現為經驗知識,它是知識高級形態的基礎。

  檔案因為是人類活動的直接記錄,所以直接知識的屬性更為明顯。

  由于檔案具有來源廣泛性的特點,涉及人類活動的各個領域,所以它包含了自然科學知識、社會科學知識和思維科學知識等各個方面的人類知識。

  更重要的是,知識的總體在社會實踐的世代延續中不斷積累和發展,而檔案在這種積累和發展中起到重要作用。

  其實,關于檔案的性質在理論上有很多說法,還有什么文化性、整體的有機聯系性、社會性等等。

  我是選取了大多數人都認同的檔案屬性的說法。

  檔案的作用

  了解過檔案的本質屬性——原始記錄性,檔案的一般屬性——信息性、知識性等內容,再來理解檔案的作用可能就會更容易一些。

  從各種說法來看,都默認檔案的作用主要表現在憑證和參考兩方面。

  確鑿的憑證價值

  從檔案的形成來看,檔案是原始記錄材料,能夠比較真實地記載事件發生的全過程,反映當事人的思想和行為,可以作為今后證實某一事實的依據。

  從檔案的形式上看,檔案保留了當事人的筆記、印章、聲音、形象,也可以直接用來證實有關事實。

  所以說,檔案的憑證價值,就是作為我們見證歷史的真實憑據,成為我們分辨事實、查證疑案、處理問題的依據。

  廣泛的參考價值

  檔案作為一種人類實踐的原始記錄,它是一種實踐再現,進而成為知識的不竭源泉而具有參考作用。

  檔案作為間接經驗,具有原始記錄的屬性,是真實地間接經驗,其借鑒價值高于一般的間接經驗,在許多時候,檔案作為案例而被人們參考。

  因為檔案不僅記錄了歷史過程和事實,而且也記錄了人們從事各種活動的意圖、思想、數據、成果等,可以成為人們總結經驗教訓、研究事物發展規律、進行宣傳教育、從事發明創造等提供了廣泛而可靠的參考。

  其實我還贊同檔案帶有情感作用。

  人對自己做過的事或被人做過的事,總是要有一定的情感反應。

  當我們面對檔案時,總會有類似神秘的、崇敬的,回味的、回憶的,美感的、欣賞的,悲傷的、厭惡的,喜悅的、興奮的,等等這樣的情感反應。

  其實,不管是檔案的憑證、參考還是情感作用,我們在接待群眾前來查閱檔案利用的時候,都會有深刻體會,這塊我就不舉例子了,隨便在網上搜索一下關于檔案利用案例,都會有不少。

  最后再啰嗦一下。

  正因為檔案是人類社會生活的產物,直接記錄了人們的工作活動和各個方面的情況,具有原始、直接、真實的特點,是我們總結經驗、吸取教訓、開展工作的有益參考,提供確鑿的憑證價值。

  所以,我們在工作中常說,檔案很重要,為什么?

  是因為檔案從它實體存在和形成過程就決定了它具有原始記錄性,信息性和知識性,具有一性、同步性,一旦錯失便不可復有,所以檔案的憑證和參考價值才彌足珍貴,這就是檔案為何如此重要的所在。

  所以,一定要記得檔案人所承擔的是“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責,發揮的是檔案“存憑、留史、資政、育人”的作用。

  啦啦之歌說

  最近也有癡迷于看《奇葩說》,中間有看到李誕說一句“人活著追求的就是意義”,由此想到檔案存在的意義是什么呢,我們做這個檔案工作的意義是什么呢?然后就想著找這方面的內容來說明檔案為何如此重要,看來看去,好像只有了解跟檔案的性質和作用相關的理論文章,才能更深刻地理解檔案,所以和大家一同分享一下,同時也給自己積累一下跟檔案相關的基礎知識。

  嗯嗯,對了,這篇文章是參考了三本書關于檔案的說法來著,真是深刻地感覺到腦袋里沒有內容,還是需要多學習,多學習啊!


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